Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda bilgileri yer alan kişi tarafından işlenir. “hemensitem” bu kişinin kullandığı markadır; bu metinde “biz” dediğimizde veri sorumlusunu kastediyoruz.

Veri sorumlusu

Yunus Gülbüz

Marka

hemensitem (hemensitem.com)

Adres

Çaydaçıra Mahallesi 4084. Sokak No: 6 B İç Kapı No: 7, Merkez / Elazığ

E-posta

aioffice.apps@gmail.com

WhatsApp

+90 544 934 10 23

Instagram

@hemensitem

Temsilci

Veri sorumlusu temsilcisi bulunmamaktadır.

2. Hangi kişisel verileri işliyoruz?

Yalnızca bize ulaştığınız kanaldan gelen ve işimiz için gereken bilgileri işleriz:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: WhatsApp'tan yazdığınızda telefon numaranız ve WhatsApp profil adınız; WhatsApp'ta kullanıcı adı kullanıyorsanız ayrıca WhatsApp'ın yalnızca işletmemiz için oluşturduğu kullanıcı kimliğiniz ve @kullanıcı adınız (numaranızı WhatsApp bize göstermiyorsa numaranız yerine). Numaranızı ya da WhatsApp hesabınızı değiştirdiğinizde WhatsApp'ın bize bildirdiği yeni numaranızı ya da kimliğinizi, konuşmanız ve siparişiniz aynı kayıtta sürsün ve bildirimlerimiz size ulaşsın diye kaydederiz. Instagram'dan yazdığınızda, Instagram'ın yalnızca bizim uygulamamız için oluşturduğu kullanıcı kimliğiniz (IGSID) ile Instagram'dan bir kez sorguladığımız adınız ve @kullanıcı adınız. E-postayla yazarsanız e-posta adresiniz. Kayıtlarımız telefon numaranız, WhatsApp kullanıcı kimliğiniz ya da Instagram kimliğinizle eşleştirilerek tutulur.
• Mesajlarınız: Yazdığınız metinler; fotoğraf ve belgelere eklediğiniz açıklamalar; seçtiğiniz düğmeler; paylaştığınız konum (yer adı, adres ve koordinat); paylaştığınız kişi kartındaki isimler; Instagram'da paylaştığınız gönderilerin başlıkları, hikâye yanıtlarınız ve hikâyede bizi etiketlediğinize dair notlar. Konuşma geçmişinde bizim yanıtlarımız da (asistanın ve işletme sahibinin yazdıkları) yer alır.
• Gönderdiğiniz dosyalar: Fotoğraf, sesli mesaj, belge (PDF veya metin) ve çıkartmalar. Dosyanın kendisini kendi sistemimizde saklamayız; Meta'nın sunucularındaki dosyaya ait kimliği veya bağlantıyı, dosya türünü ve kısa bir özeti saklarız. Dosya gerektiğinde Meta'dan yeniden indirilir. Asistan dosyayı okursa, sesli mesajın yazıya dökülmüş hâli ya da fotoğrafın veya belgenin açıklaması (belgenin adı dahil) konuşma geçmişine eklenir. Videoların içeriği işlenmez; yalnızca video gönderdiğiniz not edilir.
• Siteniz için verdiğiniz bilgiler: İşletmenizin adı ve türü, şehir ve ilçe, açık adres, sitede görünecek telefon, çalışma saatleri, hizmetler, menü ve fiyatlar, fotoğraf ve logo durumu, Instagram hesabınız, alan adı tercihiniz, istediğiniz tarz ve notlarınız. Şahıs işletmelerinde bu bilgiler de kişisel veri sayılabilir. Alan adınızı adınıza kaydettirmek için alan adı kayıt kuruluşunun istediği kayıt sahibi bilgileri (ad-soyad veya unvan, adres, e-posta, telefon).
• Teklif ve sipariş bilgileri: Seçtiğiniz paket ve ekler, listede olmayan özel istekleriniz, toplam tutar, teslim süresi, teklifin tarihi, geçerlilik süresi ve durumu (örneğin ödendi, hazırlanıyor, yayında). Ödemenizden sonra da sipariş belgelerinin e-posta adresinize gönderildiği zaman, çalışmanın başladığı zaman, size gönderilen başlama bildiriminin metni ve size ulaşıp ulaşmadığı ile sitenizin yayına alındığı (teslim) zaman. Size gönderdiğimiz bildirim ve hatırlatmaların (çalışmanın başlaması, önizleme, yayına alma, eksik bilgi, memnuniyet sorusu, yıllık yenileme) hangi kanaldan ve ne zaman gönderildiği ve size ulaşıp ulaşmadığı. Sitenizin önizleme görseli ve adresi, yenileme tarihi ve yenileme ödemeleriniz.
• Sipariş onayınız: Yazılı teklifimiz Ön Bilgilendirme Formu'nun ve Mesafeli Satış Sözleşmesi'nin bağlantılarını içerir. Ödeme bağlantısından önce size sipariş özetini gönderir, teklifi ve bu metinleri kabul ettiğinizi yazmanızı isteriz. Kabulünüz teklifinize kaydedilir: yanıtınızın kabulü içeren satırı, mesajın zamanı ve kimliği, size gösterilen sipariş özeti ve onay metni, belgelerin o günkü adresleri ve sürümü (sayfalardaki son güncelleme tarihi), o sırada bildirdiğiniz sipariş ve fatura bilgileri (e-posta adresi, fatura türü, faturadaki ad-soyad veya unvan, fatura adresi) ve kaydın zamanı. Ödemeniz alındığında bu kayıt cayma hakkı kaydına da işlenir.
• Erken başlama kararınız: Ödeme bağlantısından önce sorduğumuz, işe 14 günlük cayma süresi dolmadan başlamamızı isteyip istemediğinize dair soruya verdiğiniz yanıt: kararınız, yanıtınızın yalnızca kararı içeren satırı (aynı anda yazdığınız diğer mesajlar değil), mesajın gönderildiği zaman ve mesaj kimliği, size sorulan sorunun metni, sorunun hangi mesajla ve ne zaman sorulduğu ve kararın kaydedildiği zaman. Bu kayıt teklifinizle birlikte tutulur. Ödemeniz alındığında (sözleşme kurulduğunda) bu bilgiler, ödeme zamanı, cayma sürenizin bittiği gün, sipariş ve fatura bilgileriniz ve size gönderdiğimiz teşekkür mesajının metni ile gönderilip gönderilemediği ayrı bir cayma hakkı kaydında da saklanır; sonra bu kayda sipariş belgelerinin e-postanıza gönderildiği zaman, çalışmanın başladığı zaman ve size gönderilen başlama bildiriminin metni ile gönderilip gönderilemediği ve sitenizin yayına alındığı (teslim) zaman da işlenir (bkz. Kullanım koşulları, cayma hakkı ve saklama süreleri).
• Ödeme bilgileri: Ödeme tutarı, ödemenin durumu ve zamanı, PayTR bağlantı ve sipariş numarası; PayTR ödeme sayfasına girdiğiniz iletişim bilgileri (sayfanın istediği ad-soyad, e-posta, telefon ve adres gibi). Kart bilgileriniz bize hiç ulaşmaz; ödeme sayfasında doğrudan PayTR'ye girilir ve PayTR mağaza panelinde en fazla kartınızın maskelenmiş numarası görünür.
• Sipariş formu bilgileri: Sitemizdeki sipariş sayfasına (hemensitem.com/satin-al) yazdığınız ad-soyad, işletme adı, e-posta, telefon, fatura türü ve fatura adresi; kurumsal siparişte firma unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası; bireysel siparişte isteğe bağlı olarak T.C. kimlik numarası; varsa notunuz. Onay kutusunu işaretlediğinizin kanıtı olarak onay zamanı, IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz de siparişle birlikte saklanır. Buraya yazdığınız telefon numarasını, siparişinizle ilgili bir sorun olduğunda (örneğin ödeme sayfası açılamadığında) sizi aramak için kullanırız; bu numaraya, siz ondan bize WhatsApp'tan yazmadıkça mesaj göndermeyiz. Aynı numaradan bize WhatsApp'tan yazarsanız ya da sipariş numaranızı sohbette yazarsanız siparişiniz o sohbete bağlanır; siparişteki işletme adı, e-posta ve fatura bilgileri sohbetteki kaydınıza da işlenir.
• Fatura ve sipariş belgeleri bilgileri: Teklifi kabul ettiğinizde sohbette; sipariş belgelerinin ve faturanın gönderileceği e-posta adresinizi, fatura türünü (bireysel ya da kurumsal), faturadaki ad-soyad veya unvanı ve fatura adresini isteriz. Fatura için gereken vergi dairesi ve vergi kimlik numarasını (şahıs işletmelerinde ya da vergi numarası olmayan kişilerde T.C. kimlik numarasını) ise sohbetten değil, e-postayla isteriz. Bu bilgiler müşteri kaydınızda tutulur; sipariş onayınız ve ödemeniz kaydedildiğinde bir kopyası sipariş onayı ve cayma hakkı kayıtlarına da işlenir. Sipariş belgelerini e-posta gönderim hizmetimiz Resend üzerinden, faturayı e-posta hizmetimiz Google (Gmail) üzerinden e-posta adresinize göndeririz.
• Müşteri hesabı: Siparişlerinizi hemensitem.com/hesap sayfasında görebilirsiniz. Giriş için siparişte kullandığınız e-posta adresini yazarsınız; bu adrese 20 dakika geçerli, tek kullanımlık bir giriş bağlantısı göndeririz. Girişten sonra 30 gün geçerli bir oturum anahtarı kendi tarayıcınızda tutulur; bizde bu anahtarın yalnızca özeti (hash) ve e-posta adresiniz durur. Hesabınızdan önizlemeyi onaylamanız, bize gönderdiğiniz yazılar (site bilgileri, değişiklik istekleri, cayma ya da iptal bildirimi) ve bunların zamanı siparişinize kaydedilir.
• Yüklediğiniz fotoğraflar: Sitenizde kullanılmak üzere hesabınızdan yüklediğiniz fotoğraflar (sipariş başına en çok 20). Fotoğraf, yüklenmeden önce tarayıcınızda küçültülür ve kendi veritabanımızda saklanır; işletme sahibi yönetim panelinde görür. Fotoğrafta başka kişiler görünüyorsa, yüklemeden önce onların iznini almanızı rica ederiz.
• Memnuniyet puanınız ve yorumunuz: Siteniz yayına alındıktan birkaç gün sonra her şeyin yolunda olup olmadığını sorar, 1 ile 5 arasında bir puan isteriz. Hesabınızdan ya da sohbetten verdiğiniz puan, varsa yorumunuz ve zamanı siparişinize kaydedilir. Puan vermek isteğe bağlıdır.
• Reklam ölçümü bilgileri: Sitemizde yalnızca izin verdiyseniz: Meta çerezlerinin kimlikleri (_fbp, _fbc), bir Meta reklamına tıklayarak geldiyseniz tıklamanın kimliği, sayfalardaki olaylar (görüntülediğiniz bölüm, dokunduğunuz WhatsApp ya da Instagram düğmesi, seçtiğiniz paket ve tutar) ve sipariş sayfasından verdiğiniz siparişe eklenen ölçüm bilgisi (izin durumunuz, bu kimlikler ve sayfanın oluşturduğu rastgele bir olay kimliği); sayfa olayları sunucumuz üzerinden de iletildiğinde isteğin geldiği IP adresi ve tarayıcı bilginiz. Bir Facebook ya da Instagram reklamına tıklayıp bize WhatsApp'tan ya da Instagram'dan yazdıysanız: Meta'nın mesajınızla birlikte bize ilettiği reklam bilgisi (reklamın kimliği ve başlığı, tıklamanın zamanı) ve ölçüm ayarımız açıksa WhatsApp'ta Meta'nın bu tıklama için oluşturduğu tıklama kimliği.
• Çerez tercihinizin kaydı: Çerez çubuğunda ya da Çerez Politikası sayfasında bir tercih yaptığınızda: tercihinize verilen rastgele bir numara, kararınız (kabul, ret ya da izni geri alma), çubuğun sürümü ve zamanı. IP adresinizi, tarayıcı bilginizi ya da çerez kimliklerini içermez.
• İşlem güvenliği ve teknik kayıtlar: Mesajların geliş ve gönderiliş zamanları; konuşmanın asistanda mı işletme sahibinde mi olduğu; bir mesajın size ulaşmadığına, düzenlendiğine ya da geri çekildiğine dair işaretler; verilerinizin silinmesini istediğiniz zaman; mesaj kimlikleri; kötüye kullanımı önlemek için tutulan mesaj ve kullanım sayaçları; telefon numarasının maskelendiği olay günlükleri.

Verileri nasıl topluyoruz?

Kişisel verileriniz; Instagram ve WhatsApp üzerinden bize gönderdiğiniz mesajlar, sitemizdeki sipariş sayfası ve müşteri hesabınız, PayTR ödeme sayfası, izin verdiyseniz sitemizdeki Meta Pixel ile sitemizden sunucumuza gelen ölçüm olayları ve sizinle yaptığımız yazışmalar aracılığıyla, elektronik ortamda, yapay zekâ asistanı ve bulut sistemleri kullanılarak kısmen otomatik yollarla toplanır. Instagram'daki adınız ve kullanıcı adınız, Instagram'ın bize sunduğu arayüzden alınır. Her amacın dayandığı hukuki sebebi bir sonraki bölümde ayrı ayrı yazdık.

3. Hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?

Verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işleriz. Her amacın altında, KVKK'nın 5. maddesinde sayılan hangi şarta dayandığımızı yazdık. 16. amaçtaki sitede reklam ölçümü dışında bu işlemler açık rızanıza dayanmaz; bu yüzden onlar için sizden ayrıca onay istemeyiz. Sitede reklam ölçümü için izninizi sitemizdeki çerez çubuğunda isteriz.

1. 1. Mesajlarınızı yanıtlamak, ihtiyacınızı anlamak ve teklif hazırlamak

   Sorularınızı yanıtlarız, mesajınızın okunduğunu ve yanıt yazıldığını gösteririz, Instagram'da sizi gelen kutusunda tanımak için adınızı ve kullanıcı adınızı alırız, size uygun paketi belirleyip teklif hazırlarız.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); teklif aşaması da buna dahildir. Bize bir işletme adına yazan çalışan gibi sözleşmenin tarafı olmayan kişiler için meşru menfaatimiz (md. 5/2-f).

2. 2. Yapay zekâ asistanıyla hızlı yanıt vermek

   Mesajlarınıza yapay zekâ asistanıyla hızlıca ilk yanıtı veririz; sesli mesajlarınızı yazıya dökeriz, gönderdiğiniz fotoğraf ve belgelerdeki menü, fiyat ve tabela yazılarını okuruz.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).

3. 3. Sitenizi hazırlamak, yayına almak ve destek vermek

   Sitenizin tasarımı, kurulumu, yayına alınması ve sonrasındaki destek için gereken işletme bilgilerini sohbette ve hesabınızdan toplar, hesabınızdan yüklediğiniz fotoğrafları sitenizde kullanırız. Sitenizin önizlemesini bu bilgilerle, yapay zekâ destekli bir tasarım aracında (Anthropic'in Claude'u) hazırlarız; önizleme dosyaları işletme sahibinin bilgisayarında oluşur. Sitenizi barındırma sağlayıcısında yayınlar, alan adınızı adınıza kaydettirmek için kayıt sahibi bilgilerinizi alan adı kayıt kuruluşuna iletiriz. Sitenizde yayımlanmasını onayladığınız bilgiler ve fotoğraflar sitenizde herkese açık olur.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).

4. 4. Müşteri hesabınızı sunmak

   Siparişlerinizi, önizlemenizi ve sitenizin durumunu hemensitem.com/hesap sayfasında gösteririz. Önizleme onayınızı, bilgi ve değişiklik isteklerinizi, fotoğraflarınızı ve cayma ya da iptal bildiriminizi buradan alırız. Bunun için e-posta adresinizi, giriş bağlantısını ve oturum anahtarını kullanırız.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).

5. 5. Siparişiniz hakkında haber vermek ve hatırlatmak

   Çalışmaya başladığımızı, önizlemenin hazır olduğunu ve sitenizin yayına alındığını size bildiririz. Ödemeden sonra site bilgileriniz eksikse en çok iki kez, yıllık alan adı ve barındırma yenilemesinden 30 ve 7 gün önce birer kez hatırlatma göndeririz. Bunlar reklam iletisi değildir; sözleşmemizin yürütülmesinin parçasıdır.

   Bildirimleri önce sohbetinizden (WhatsApp ya da Instagram) göndeririz. WhatsApp, son mesajınızdan 24 saat sonra serbest mesaja izin vermez; bu durumda Meta'nın onayladığı hazır mesaj şablonlarını kullanırız. Instagram'da işletme sahibinin gönderdiği mesajlar, ayarımıza göre son mesajınızdan sonraki 7 gün içinde Instagram'ın insan temsilci etiketiyle gönderilebilir. Sohbetten ulaşamazsak e-postayla göndeririz. Sitemizden sipariş verirken yazdığınız telefon numarasına, siz o numaradan bize WhatsApp'tan yazmadıkça mesaj göndermeyiz.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).

6. 6. Ödemeyi almak

   PayTR ödeme bağlantısı oluşturup size göndeririz, ödemenin tamamlandığını ve tutarın doğru olduğunu kontrol ederiz, aynı ödeme iki kez yapılırsa fazlasını iade ederiz. Yıllık yenileme bedelini de aynı yolla alırız.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).

7. 7. Ön bilgilendirmeyi ve sipariş onayınızı kaydetmek

   Yazılı teklifimizle Ön Bilgilendirme Formu'nun ve Mesafeli Satış Sözleşmesi'nin bağlantılarını göndeririz; ödeme bağlantısından önce sipariş özetini gösterir, teklifi ve bu metinleri kabul ettiğinizi yazmanızı ister ve kabulünüzü teklifinize kaydederiz. Ödemenizden sonra ve çalışmaya başlamadan önce sipariş özetinizi, Ön Bilgilendirme Formu'nu ve Mesafeli Satış Sözleşmesi'ni e-posta adresinize göndeririz. Sizi sipariş öncesinde bilgilendirdiğimizi ve sözleşmenin kurulduğunu gösterebilmek için bu kaydı saklarız.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için zorunlu olması (md. 5/2-ç): Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 20 uyarınca ön bilgilendirme ve sözleşmeye ilişkin bilgi ve belgeleri 3 yıl saklama yükümlülüğümüz; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (md. 5/2-e).

8. 8. Çalışmaya ne zaman başlanacağını kaydetmek (cayma hakkı)

   Teklifi kabul ettiğinizde, ödeme bağlantısından önce işe 14 günlük cayma süresi dolmadan başlamamızı isteyip istemediğinizi sorarız: cayma süresi dolmadan işe başlarsak cayma hakkınız sona erdiği için bunu yalnızca onayınızla yaparız. Kararınızı, yanıtınızın kararı içeren satırı ve size sorulan soruyla birlikte teklifinize kaydeder; çalışmaya ne zaman başlayacağımızı bu kayda göre belirleriz. Çalışmaya başladığımızda başladığımızı ve başlama zamanını size yazılı olarak bildirir, başlama zamanını ve bildirimi de kayda işleriz. Sizi cayma hakkınız konusunda bilgilendirdiğimizi ve kararınızı gösterebilmek için bu bilgileri, ödemenizle birlikte ayrı bir kayıtta saklarız.

   Hukuki sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için zorunlu olması (md. 5/2-ç): Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 20 uyarınca cayma hakkına ilişkin bilgi ve belgeleri 3 yıl saklama yükümlülüğümüz; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (md. 5/2-e).

9. 9. Konuşmaların ve siparişlerin işletme sahibinin denetiminde yürümesi

   İşletme sahibi tüm konuşmaları ve siparişleri yönetim panelinden görebilir. Ayara göre asistanın yanıtları gönderilmeden önce onayına sunulur. Önemli durumlarda Telegram'dan kısa bir bildirim alır; örneğin bir yanıt onayını beklediğinde, konuşma kendisine devredildiğinde ya da kendisindeyken yeni mesaj geldiğinde, özel teklif gerektiğinde, mesaj ya da kullanım sınırı aşıldığında, kendisi mesajlaşma uygulamasından yazdığında, ödeme ve erken başlama onayı geldiğinde, hesabınızdan bir işlem yaptığınızda (örneğin fotoğraf yüklediğinizde ya da değişiklik istediğinizde), düşük bir memnuniyet puanı geldiğinde ve hata durumlarında. Her gün de teslim günü yaklaşan ya da geçen siparişleri ve o gün gönderilen hatırlatmaları sipariş numarasıyla özetleyen bir bildirim alır. Bu bildirimlerde mesajlarınız, hesabınızdan yazdıklarınız ve asistanın yanıtları yer almaz, ayrıntıları yönetim panelinde görür. İşletme sahibi konuşmayı istediği an devralıp yönetim panelinden yürütebilir. Bir mesajımızın size ulaşmadığını fark edersek bunu işletme sahibine bildiririz.

   Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f): hizmetin bir insanın denetiminde ve doğru yürümesi.

10. 10. Memnuniyetinizi öğrenmek

    Siteniz yayına alındıktan 3 gün sonra, bir kez, her şeyin yolunda olup olmadığını sorar ve 1 ile 5 arasında bir puan isteriz. 1 ile 3 arasında bir puan verirseniz işletme sahibine bildirilir ve sizinle ilgilenir. 4 ya da 5 verirseniz Google'da yorum bırakmanızı rica edip bağlantısını paylaşabiliriz; yorum bırakmak isteğe bağlıdır ve Google'a sizinle ilgili bir bilgi göndermeyiz.

    Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f): hizmetimizin kalitesini ölçmek ve sorunları gidermek.

11. 11. Fatura ve yasal kayıt yükümlülükleri

    Fatura düzenler, muhasebe kayıtlarını tutar ve vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülüklerimizi yerine getiririz.

    Hukuki sebep: Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için zorunlu olması (md. 5/2-ç).

12. 12. Güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi

    Aşırı mesaj gönderimini, yapay zekânın kötüye kullanılmasını ve hesaba giriş denemelerini sınırlarız, aynı mesajın iki kez işlenmesini önleriz, sorunları bulmak için maskeli olay günlükleri tutarız.

    Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f).

13. 13. Kayıtlarımızı yedeklemek

    Bir arızada ya da yanlışlıkla silinmede kaybolmasınlar diye kayıtlarımızın (konuşma, müşteri, teklif, sipariş ve ödeme kayıtları, sipariş onayı ve cayma hakkı kayıtları, çerez izin kayıtları, ayarlar) her hafta bir yedeğini alırız. Yedek, yalnızca işletme sahibinin bildiği bir parolayla şifrelenir ve Resend üzerinden işletmemizin kendi e-posta kutusuna (Google Gmail) gönderilir; işletme sahibi şifreli yedeği yönetim panelinden de indirebilir. Yüklediğiniz fotoğraflar ve önizleme görselleri yedeğe alınmaz. Yedekleri yalnızca kayıtları geri yüklemek için kullanırız.

    Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f): kayıtların kaybolmaması; yasal olarak saklamamız gereken kayıtlar için ayrıca hukuki yükümlülüğümüz (md. 5/2-ç).

14. 14. Haklarımızın korunması

    Olası bir uyuşmazlıkta kullanabilmek için teklif ve ödeme kayıtlarını (sipariş onayınız ve erken başlama kararınız dahil) saklarız. Sitede reklam ölçümü için izninizin usulüne uygun alındığını gösterebilmek için de çerez tercihlerinizin izin kaydını (rastgele bir numara, kararınız, çubuğun sürümü ve zamanı; IP adresiniz ya da başka bir kimlik olmadan) 3 yıl saklarız.

    Hukuki sebep: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (md. 5/2-e); teklif ve ödeme kayıtları için ayrıca hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmemiz için zorunlu olması (md. 5/2-ç): Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği md. 20. Açık rızanın usulüne uygun alındığını ispat yükü bize ait olduğundan izin kayıtları da bir hakkın korunmasına (md. 5/2-e) dayanır.

15. 15. Sitemizin size gösterilmesi ve güvenliği

    Sitemizi ziyaret ettiğinizde sayfaların size iletilebilmesi için IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz barındırma sağlayıcımız Vercel'e, yazı tipinin yüklenmesi için Google Fonts'a ulaşır. Bu bilgileri kendimiz kaydetmeyiz (bkz. Çerezler, site ziyareti ve reklam ölçümü).

    Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f).

16. 16. Sitemizde reklam ölçümü (yalnızca izninizle)

    Çerez çubuğunda “Kabul et” derseniz, reklamlarımızın kaç ziyaret, mesaj ve satış getirdiğini ölçmek için sitemizde Meta Pixel çalışır ve sayfalardaki olayları Meta'ya gönderir. Aynı olaylar (satış dışında) kendi sunucumuz (asistan.hemensitem.com) üzerinden de Meta Dönüşüm API'sine iletilir, böylece tarayıcınız ya da bir eklenti Meta'nın kodunu engellese de ölçüm eksik kalmaz: olayın türü ve kimliği, sayfanın yolu (adresteki ek bilgiler olmadan), zamanı, sipariş sayfasındaki olaylarda paket, ek hizmetler ve tutar, IP adresiniz, tarayıcı ve cihaz bilginiz ile _fbp ve _fbc kimlikleri. Sunucumuz bunları saklamaz (IP adresi ve tarayıcı bilgisi yalnızca Vercel'in kısa süreli sistem kayıtlarında kalabilir), yalnızca olay türüne göre günlük sayıları ve aşırı istekleri sınırlamak için IP adresinizin özetini (hash) içeren yaklaşık 10 dakikalık bir sayaç tutar; Meta aynı olayı olay kimliğinden tanıyıp bir kez sayar. Sitemizden paket seçerek verdiğiniz bir siparişte izniniz varsa, ödemeniz alındığında sunucumuz da satışı Meta Dönüşüm API'si ile bildirir (sohbette verilen tekliflerin ve yıllık yenilemelerin ödemeleri bu yolla bildirilmez): sipariş numarası ve ondan oluşan olay kimliği, siparişteki paket ve ek hizmetler, tutar ve para birimi, ödeme zamanı, Meta çerezlerinin kimlikleri, sipariş sırasındaki IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz ile SHA-256 yöntemiyle özetlenmiş (hash) e-posta adresiniz ve telefon numaranız. Adınız, işletmenizin adı, adresiniz, fatura bilgileriniz, notunuz ve mesajlarınız gönderilmez. Ayrıntılar: Çerez Politikası.

    Hukuki sebep: Açık rızanız (md. 5/1). İzniniz isteğe bağlıdır; vermemeniz siparişinizi etkilemez. İzninizi sayfaların altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından istediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri almanız, önceki işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

17. 17. Sohbet reklamlarımızın ölçümü

    Bir Facebook ya da Instagram reklamımıza tıklayıp bize WhatsApp'tan ya da Instagram'dan yazdığınızda, Meta mesajınızla birlikte hangi reklamdan geldiğinizi bize bildirir. Bu bilgiyi müşteri kaydınıza işleriz; işletme sahibi yönetim panelindeki raporlarda hangi reklamdan kaç sohbet ve satış geldiğini görür. Ölçüm ayarımız açıksa, teklifimizi yazılı olarak kabul ettiğinizde ve ödemeniz alındığında bunu Meta Dönüşüm API'si ile Meta'ya da bildiririz. Meta'ya yalnızca olayın türü (teklifin kabulü ya da satın alma), zamanı, tutarı ve para birimi, olayın kimliği (teklif ya da sipariş numarasından oluşur), işletmemizin WhatsApp ya da Instagram hesabının kimliği ve Meta'nın o reklam tıklamasını ya da sohbeti kendi kayıtlarında bulmasını sağlayan kimlik (WhatsApp'ta Meta'nın tıklama için oluşturduğu tıklama kimliği, Instagram'da Instagram'ın bizim için oluşturduğu kullanıcı kimliğiniz) gider; mesajlarınız, adınız, telefon numaranız ve e-posta adresiniz gönderilmez. Bu bildirim yalnızca reklamdan gelen sohbetler için yapılır; yıllık yenileme ödemeleri reklama sayılmaz.

    Hukuki sebep: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (md. 5/2-f): reklam harcamamızın sonuç verip vermediğini bilmek. Meta'ya yalnızca Meta'nın zaten bildiği reklam tıklamasının ya da sohbetin sonucunu bildiririz. Buna itiraz etmek için bize “reklam ölçümüne itiraz ediyorum” yazmanız ya da başvuru yollarından birini kullanmanız yeterli; sizinle ilgili bu bildirimi bundan sonra göndermeyiz.

Verilerinizi satmayız. Reklam için yalnızca 16. ve 17. amaçlarda yazılanları yaparız: reklamlarımızın sonucunu Meta'ya bildiririz; bu bilgileri sitemizi ziyaret edenlere özel reklam göstermek (yeniden hedefleme) için kullanmayız. Size reklam veya kampanya iletisi göndermeyiz; ileride göndermek istersek önce ayrıca bilgilendirir ve onayınızı alırız. Tamamlanan sitenizi örnek iş olarak göstermek istersek de önce ayrıca izninizi isteriz. Verilerinizi burada yazmayan yeni bir amaçla işlemeden önce sizi yeniden bilgilendiririz.

4. Verilerinizi kimlere aktarıyoruz?

Verilerinizi yalnızca aşağıdaki alıcı gruplarıyla ve yazdığımız amaçla sınırlı olarak paylaşırız.

Altyapı hizmet sağlayıcıları

• Meta Platforms (WhatsApp ve Instagram): Mesajlarınızın bize ulaşması ve yanıtlarımızın size iletilmesi için. Gönderdiğiniz dosyalar Meta'nın sunucularında durur. Instagram'da adınız ve kullanıcı adınız Meta'dan alınır. WhatsApp'ta 24 saatlik süre dolduktan sonra gönderdiğimiz sipariş bildirimleri Meta'nın onayladığı mesaj şablonlarıyla gider; şablonda adınız, sipariş numaranız ve bildirime göre başlama zamanı, site adresi ya da yenileme tarihi, bedeli ve ödeme bağlantısı yer alır.
• Google (Gemini API): Mesajlarınıza yapay zekâ ile yanıt hazırlanması, sesli mesajların yazıya dökülmesi, fotoğraf ve belgelerin okunması için. Her yanıtta asistanın talimatları, adınız ve yazdığınız kanal, siteniz için verdiğiniz bilgiler, teklifleriniz, sohbete bağlı siparişlerinizin özeti (numara, paket, tutar, durum, teslim tarihi, site adresi), verdiyseniz memnuniyet puanınız ve konuşmanın son 30 mesajı; bir dosya okunurken de dosyanın kendisi gönderilir. WhatsApp numaranız ve Instagram kullanıcı kimliğiniz (IGSID) kanal bilgisi olarak gönderilmez; ancak siteniz için verdiğiniz telefon ve Instagram hesabı ile mesajlarınıza yazdığınız bilgiler gönderilir. Ayrıntılar: Yapay zekâ asistanı.
• Vercel: Asistanımızın, yönetim panelimizin ve bu sitenin barındırılması için. Asistanın maskeli olay günlükleri de burada tutulur. Vercel, sayfaları ve sunucumuza gelen istekleri iletirken IP adresinizi ve tarayıcı bilginizi kendi kısa süreli sistem kayıtlarında tutabilir.
• Upstash: Konuşma, müşteri, teklif, sipariş ve ödeme kayıtlarının, hesap oturumlarının, önizleme görsellerinin ve hesabınızdan yüklediğiniz fotoğrafların ve çerez izin kayıtlarının saklandığı veritabanı hizmeti.
• Anthropic (Claude): Sitenizin önizlemesinin tasarlanması için. İşletme sahibi, siteniz için verdiğiniz bilgileri (varsa sipariş notunuzla birlikte) ve paket bilgisini tasarım aracına verir. Mesajlarınız, fotoğraflarınız, adınız, e-posta adresiniz ve fatura bilgileriniz gönderilmez.
• Resend (Resend, Inc., ABD): Sipariş belgelerinin (sipariş özeti, Ön Bilgilendirme Formu ve Mesafeli Satış Sözleşmesi), hesabınızın giriş bağlantısının ve sohbetten ulaştıramadığımız bildirim ve hatırlatmaların e-posta adresinize gönderilmesi için. Resend e-postanın alıcısını, konusunu, içeriğini ve eklerini işler. Haftalık yedeğimiz de Resend üzerinden kendi e-posta kutumuza gider; yedek şifreli olduğundan içeriği Resend tarafından okunamaz.
• Telegram: İşletme sahibine kısa bildirim gönderilmesi için; örneğin bir yanıt onayını beklediğinde, konuşma kendisine devredildiğinde ya da kendisindeyken yeni mesaj geldiğinde, özel teklif gerektiğinde, mesaj ya da kullanım sınırı aşıldığında, kendisi mesajlaşma uygulamasından yazdığında, ödeme ve erken başlama onayı geldiğinde, hesabınızdan bir işlem yaptığınızda, düşük bir memnuniyet puanı geldiğinde ve hata durumlarında; ayrıca günlük sipariş özeti için. Bildirimler mesajlarınızı, dosyalarınızı, fotoğraflarınızı, siteniz için verdiğiniz bilgileri, hesabınızdan yazdıklarınızı, asistanın yanıtlarını ve taslaklarını içermez; adınızı, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ya da Instagram kimliğinizi de içermez. Yalnızca profil adınızın baş harfi, yazdığınız kanal, telefon numaranızın ya da Instagram kimliğinizin son 4 hanesi, olayın türü ve nedeni (örneğin “Veri silme talebi”) ile tutar, teklif, sipariş ve ödeme numarası, paket adı, ödeme durumu, erken başlama onayının olup olmadığı, yüklenen fotoğraf sayısı ve memnuniyet puanı gibi sipariş bilgileri yer alır. Bildirimdeki düğmeler ve yönetim paneli bağlantısı konuşmayı, yalnızca bizim sistemimizde anlam taşıyan rastgele bir kodla anar. İşletme sahibi size Telegram üzerinden yazarsa, yazdığı yanıt da Telegram'dan geçer.
• Google (Google Fonts): Sitemizin yazı tipinin yüklenmesi için. Ayrıntılar: Çerezler, site ziyareti ve reklam ölçümü.
• Google (Gmail): E-posta yazışmalarımız, faturanın e-posta adresinize gönderilmesi, fatura için sizden e-postayla istediğimiz bilgilerin alınması ve haftalık şifreli yedeklerimizin saklanması için. E-posta adresimiz Google'ın e-posta hizmetindedir; Resend ile gönderdiğimiz e-postalara verdiğiniz yanıtlar da buraya gelir.

Ödeme kuruluşu

PayTR: Ödeme bağlantısının oluşturulması ve ödemenin alınması için. WhatsApp ve Instagram siparişlerinde PayTR'ye yalnızca ürün adı (paket adı ve teklif numarası), tutar, işlem numarası ve bağlantının son geçerlilik tarihi gönderilir. Sitemizdeki sipariş sayfasından verilen siparişlerde ise ödeme formunun sizden aynı bilgileri yeniden istememesi için ad-soyadınızı, e-posta adresinizi, telefon numaranızı, fatura adresinizi, IP adresinizi ve sepetinizi (paket ve ek hizmetler) de PayTR'ye iletiriz. Ödeme sayfasına girdiğiniz bilgileri (kart bilgileriniz ve sayfanın istediği iletişim bilgileri) PayTR işler; iletişim bilgilerini ve işlem özetini biz PayTR mağaza panelinde görürüz.

Diğer alıcılar

• Meta Platforms (reklam ölçümü): Sitemizde yalnızca izninizle Meta Pixel'in topladıkları, sunucumuz üzerinden ilettiğimiz sayfa olayları ve ödemenizden sonra Dönüşüm API'si ile bildirdiğimiz satış (16. amaç); bir reklamdan gelen sohbette teklifin kabul edildiği ve satışın gerçekleştiği bilgisi (17. amaç). Meta bu bilgileri kendi politikalarına göre kendi hizmetlerini sunmak ve geliştirmek için de kullanabilir. Ayrıntılar: Çerez Politikası.
• e-Arşiv / e-fatura hizmet sağlayıcısı ve Gelir İdaresi Başkanlığı: Faturanızın düzenlenmesi için; fatura bilgileriniz, faturayı düzenlerken kullandığımız e-Arşiv/e-fatura hizmet sağlayıcısına (özel entegratör ya da Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv portalı) ve vergi mevzuatı gereği Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilir.
• Alan adı kayıt kuruluşu ve barındırma sağlayıcısı: Size özel alan adı aldıysanız, alan adınızı adınıza kaydettirmek için kayıt sahibi bilgileriniz (ad-soyad veya unvan, adres, e-posta, telefon) kullandığımız alan adı kayıt kuruluşuna, onun aracılığıyla da uzantının siciline (.tr uzantılarında TRABİS'e, .com gibi uzantılarda yurt dışındaki sicile) iletilir. Kayıt kuruluşları bu bilgileri alan adı kurallarına göre saklar; mümkün olan uzantılarda kişisel bilgilerinizin kayıt sorgulamada (WHOIS) gizlenmesini isteriz. Sitenizin dosyaları, sitenizde yayımlanan bilgiler ve fotoğraflarla birlikte sitenizi yayınladığımız barındırma sağlayıcısında durur.
• Mali müşavir: Fatura ve muhasebe işlerinde bir mali müşavirden destek alırsak, bu işler için gereken bilgilerle sınırlı olarak.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: Kanunen zorunlu olduğunda ve talep edildiğinde, hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek için.

Yurt dışına aktarım

Hizmetimizi yürütmek için kullandığımız bazı altyapı sağlayıcıları yurt dışında yerleşiktir veya verileri yurt dışındaki sunucularda işleyebilir. Bu nedenle kişisel verileriniz, aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak yurt dışına aktarılmaktadır:

• Meta Platforms (Instagram ve WhatsApp): mesajlarınızın bize ulaşması, yanıtlarımızın ve sipariş bildirimlerinin (onaylı mesaj şablonları dahil) size iletilmesi;
• Meta Platforms Ireland Limited (İrlanda) ve Meta Platforms, Inc. (ABD): reklamlarımızın ölçülmesi (sitede yalnızca izninizle Meta Pixel ve Dönüşüm API'si; reklamdan gelen sohbetlerin sonucu);
• Google (Gemini API): mesajlarınıza yapay zekâ ile yanıt hazırlanması ve sesli mesajların yazıya dökülmesi;
• Vercel Inc. (barındırma; asistanımız ve yönetim panelimiz Frankfurt/Almanya bölgesinde çalışır): asistanın, yönetim panelinin ve bu sitenin çalıştırılması;
• Upstash (veritabanı): konuşma, müşteri, teklif, sipariş ve ödeme kayıtlarının, önizleme görsellerinin, hesabınızdan yüklediğiniz fotoğrafların ve çerez izin kayıtlarının saklanması;
• Anthropic (ABD): sitenizin önizlemesinin tasarlanması;
• Resend, Inc. (ABD): sipariş belgelerinin, giriş bağlantılarının ve sipariş bildirimlerinin e-postayla gönderilmesi ile haftalık şifreli yedeğimizin kendi e-posta kutumuza iletilmesi;
• Telegram: işletme sahibine mesaj içeriği ve sizi doğrudan tanımlayan bilgi (adınız, telefon numaranız, Instagram kimliğiniz) içermeyen kısa bildirimler gönderilmesi ve işletme sahibinin size Telegram üzerinden yazdığı yanıtların iletilmesi;
• Google (Google Fonts): sitemizi ziyaret ettiğinizde yazı tipinin yüklenmesi;
• Google (Gmail): e-posta yazışmalarımız, faturanın e-posta adresinize gönderilmesi ve haftalık şifreli yedeklerimizin saklanması;
• Alan adı kayıt kuruluşu, uzantının sicili ve barındırma sağlayıcısı (uzantıya ve sağlayıcıya göre yurt dışında olabilir): aldıysanız alan adınızın adınıza kaydedilmesi ve sitenizin yayınlanması.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu, bu sağlayıcıların bulunduğu ülkeler için henüz bir yeterlilik kararı vermemiştir. Bu yüzden Telegram dışındaki sağlayıcılara aktarımlar, işlemenin yukarıda yazan hukuki sebebine ek olarak KVKK'nın 9. maddesindeki uygun güvencelerden Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeye dayanır; standart sözleşmeleri imzalanmalarından itibaren 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildiririz. Düzenli aktarımları açık rızanıza dayandırmayız: KVKK açık rızayı yalnızca arızi (tek seferlik) aktarımlar için yeterli sayar. Çerez çubuğundaki izniniz, Meta çerezlerinin ve sitedeki reklam ölçümünün kendisi içindir. Telegram ile bir veri aktarım sözleşmesi bulunmadığından Telegram'a giden bildirimleri yukarıdaki kısa bilgilerle sınırladık; mesajlarınız, adınız, telefon numaranız ve Instagram kimliğiniz Telegram'a gönderilmez. Aktarılan veriler ve aktarımların dayanağı hakkında bilgi almak için başvuru yollarıyla bize ulaşabilirsiniz. PayTR yurt içinde yerleşiktir.

5. Verilerinizi ne kadar saklıyoruz?

Verilerinizi yalnızca amaç için gereken süre boyunca saklarız. Aşağıdaki sürelerin sonunda kayıtlar veritabanımızdan kendiliğinden silinir; aksi yazanlar hariç.

Konuşma geçmişi ve müşteri kaydı

Son işlemden 180 gün sonra kendiliğinden silinir. Bu kayıtlarda mesajlarınız, yanıtlarımız, adınız ve kullanıcı adınız, siteniz için verdiğiniz bilgiler, sipariş ve fatura bilgileriniz (e-posta adresi, fatura türü, faturadaki ad-soyad veya unvan, fatura adresi) ve dosyalarınıza ait kayıtlar bulunur. Sipariş ve fatura bilgilerinizin sipariş onayı ve cayma hakkı kayıtlarına işlenen kopyası o kayıtlarla birlikte, aşağıdaki süre boyunca saklanır. Süre her yeni mesajda ve kayıt üzerinde yapılan her işlemde (örneğin işletme sahibinin konuşmayı panelde açmasında) yeniden başlar. Konuşma geçmişinde en çok son 300 mesaj, dosyalardan en çok son 50'sinin kaydı tutulur.

Teklif, ödeme, ön bilgilendirme ve sözleşme kayıtları

Son güncellemeden itibaren 3 yıl (ve bir aylık pay) saklanır, sonra kendiliğinden silinir. Teklifle gönderilen Ön Bilgilendirme Formu ve Mesafeli Satış Sözleşmesi bağlantıları, sipariş onayınız (size gösterilen metinler, yanıtınızın kabulü içeren satırı, belgelerin sürümü ve o sırada bildirdiğiniz sipariş ve fatura bilgileri), erken başlama kararınız (size sorulan soru ve yanıtınızın kararı içeren satırı), sipariş belgelerinin e-postanıza gönderildiği zaman, çalışmanın başlama zamanı ve size gönderilen başlama bildirimi ile yayına alma (teslim) zamanı teklif kaydının parçasıdır ve aynı süre saklanır. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin 20. maddesi, ön bilgilendirme, sözleşme ve cayma hakkına ilişkin bilgi ve belgeleri 3 yıl saklamamızı gerektirir; bu kayıtlar ödeme takibi ve olası uyuşmazlıklar için de gereklidir. Sitemizden ya da sohbetten verdiğiniz siparişin kaydı da (sipariş formu bilgileri, hesabınızdan gönderdikleriniz, önizleme onayınız, bildirim ve hatırlatmaların kaydı, memnuniyet puanınız ve yorumunuz) bu kayıtlardandır ve son güncellemeden itibaren aynı süre saklanır. Silme talebinde de bu süre boyunca saklanır; yalnızca memnuniyet puanınızı ve yorumunuzu silme talebiniz üzerine sileriz. Yasal muhasebe kayıtları (fatura vb.) ayrıca mevzuattaki süre boyunca saklanır.

Cayma hakkı kaydı

Ödemeniz alındığında (sözleşme kurulduğunda) oluşturulur: kanal kimliğiniz, teklif numarası, sipariş özeti, siparişi verenin e-posta ve fatura bilgileri, ödeme zamanı, cayma sürenizin bittiği gün, sipariş onayınız, size sorulan erken başlama sorusu, verdiğiniz karar ya da kararlar ve yanıtınızın kararı içeren satırı, ödemeden sonra gönderdiğimiz teşekkür mesajının metni ve gönderilip gönderilemediği, sipariş belgelerinin e-postanıza gönderildiği zaman, çalışmanın başladığı zaman ve size gönderilen başlama bildiriminin metni ile gönderilip gönderilemediği ve sitenizin yayına alındığı (teslim) zaman. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin 20. maddesi gereği ödemeden itibaren 3 yıl (ve bir aylık pay) saklanır, sonra kendiliğinden silinir; bu süre sonraki işlemlerle uzamaz. Silme talebinde de bu süre boyunca saklanır.

Fatura ve muhasebe belgeleri

Vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü yasal süreler boyunca saklanır.

E-posta yazışmaları

Siparişinizle ilgili e-postalar e-posta hesabımızda (Gmail) teklif ve cayma hakkı kayıtlarıyla aynı süre (3 yıl), fatura içerenler mevzuattaki süre boyunca saklanır; süre sonunda elle silinir. Resend ile gönderdiğimiz e-postaların kopyası bizde tutulmaz; siparişinizde yalnızca ne zaman gönderildiği kalır.

Hesabınızdan yüklediğiniz fotoğraflar

Yüklemeden 180 gün sonra kendiliğinden silinir; silme talebinizde daha önce sileriz. Siparişinizde yalnızca fotoğrafın yüklendiği zaman, boyutu ve türü kalır.

Önizleme görseli

Size gönderdiğimiz önizleme görseli 90 gün sonra kendiliğinden silinir.

Sitenizin dosyaları ve önizleme dosyaları

Sitenizin dosyaları (sitenizde yayımlanan bilgiler ve fotoğraflar dahil) ve işletme sahibinin bilgisayarında hazırlanan önizleme dosyaları, siteniz yayında kaldığı sürece saklanır. Hizmet sona erdiğinde ya da siteniz yayına alınmadan siparişiniz sona erdiğinde, dosyaları size teslim edebilmemiz için en çok 90 gün daha tutulur, sonra elle silinir.

WhatsApp'ta değişen numaranız ya da kimliğiniz

Numaranızı ya da WhatsApp hesabınızı değiştirdiğinizde WhatsApp'ın bize bildirdiği yeni numaranız ya da kimliğiniz konuşma kaydınızla aynı süre saklanır. Bir teklifiniz ya da siparişiniz varsa, sipariş bildirimleri (örneğin yıllık yenileme hatırlatması) bıraktığınız numaraya gitmesin diye son işlemden itibaren 3 yıl (ve bir aylık pay) saklanır, sonra kendiliğinden silinir. Silme talebinizde konuşma kaydınızla birlikte silinir.

Sipariş listeleri

Siparişlerinizi hesabınızda ve WhatsApp sohbetinde bulabilmek için sipariş numaralarınızı, e-posta adresinizin özeti (hash) ve sipariş sayfasına yazdığınız telefon numarası altında listeleriz. Her liste, ona eklenen son siparişten itibaren 3 yıl (ve bir aylık pay) sonra kendiliğinden silinir.

Giriş bağlantısı ve hesap oturumu

Giriş bağlantısı 20 dakika geçerlidir ve kullanılınca silinir. Oturum 30 gün sonra ya da çıkış yaptığınızda silinir; çıkış yaptığınızda anahtar tarayıcınızdan da silinir.

Şifreli yedekler

Her hafta alınır; işletmemizin e-posta kutusunda ve işletme sahibinin panelden indirdiği kopyalarda şifreli olarak saklanır. Son 3 ayın yedeklerini tutar, daha eskilerini elle sileriz. Veritabanımızdan silinen bir kayıt (süresi dolduğu ya da silinmesini istediğiniz için), daha önce alınmış yedeklerde bu süre dolana kadar şifreli olarak kalır.

Asistanın taslak yanıtları

3 gün.

İşlenmeyi bekleyen mesajlar

Normalde işlenir işlenmez silinir; en çok 6 saat.

Gönderdiğimiz mesajların kısa kaydı

7 gün. Mesajın hangi konuşmaya ait olduğu, asistan mı işletme sahibi mi tarafından gönderildiği ve ödeme bağlantısıysa ödeme numarası tutulur; mesajın metni tutulmaz. Mesajın size ulaşıp ulaşmadığını izlemek için kullanılır.

Mesaj kimlikleri ve düzenleme kayıtları

Mesaj kimlikleri ve Instagram'da geri çekilen mesaj işaretleri 7 gün (içerik tutulmaz). Instagram'da düzenlediğiniz bir mesajın yeni metni, konuşma geçmişine işlenene kadar ayrıca tutulur; bu genellikle hemen olur, en çok 7 gün sürer.

Telegram bildirim eşlemesi

30 gün. Hangi bildirimin hangi konuşmaya ait olduğunu gösterir. Bildirimlerdeki rastgele kodun hangi konuşmaya ait olduğu ise müşteri kaydınızla birlikte tutulur ve onunla birlikte silinir.

Kötüye kullanım ve kullanım sayaçları

20 dakika ile 2 gün arası; yönetim panelindeki güncelleme sayacı 180 gün. Sayaçlar kanal kimliğinizi içerir, mesaj içeriği içermez. Sipariş sayfasındaki ve hesaba girişteki deneme sayaçları 1 saat tutulur; IP adresinizi, hesaba girişte e-posta adresinizin özetini (hash) de içerir. Sitemizden gelen ölçüm olaylarının ve izin kayıtlarının sayacı yaklaşık 10 dakika tutulur; IP adresinizin kendisini değil, gizli bir anahtarla oluşturulmuş özetini (hash) içerir.

Paneldeki konuşma listesi

Panelde konuşmaları sıralamak için kanal kimliğinizi ve son etkinlik zamanını tutan listenin sabit bir süresi yoktur. Kayıtlarınız 180 gün dolduğu için silindiğinde kimliğiniz bu listede bir süre kalabilir; silme talebinde bulunursanız hemen çıkarılır.

İşletme sahibinin Telegram'daki bildirimleri

Mesaj içeriği içermeyen kısa bildirimlerdir (bkz. Kimlere aktarıyoruz?). Sistemimiz tarafından kendiliğinden silinmez. Verilerinizin silinmesini istediğinizde işletme sahibi sizinle ilgili bildirimleri de elle siler.

Olay günlükleri

Asistanın yazdığı olay günlükleri telefon numaranızın yalnızca son 4 hanesini içerir, mesaj içeriği içermez. Barındırma sağlayıcımızın saklama süresi sonunda silinir. Vercel'in isteklere ait sistem kayıtları (IP adresi ve tarayıcı bilgisi) da Vercel'in kısa saklama süresi sonunda silinir.

Reklam ölçümü bilgileri

Meta çerezleri (_fbp, _fbc) tarayıcınızda 90 gün, çerez tercihiniz 12 ay kalır; izninizi geri aldığınızda Meta çerezleri tarayıcınızdan silinir (bkz. Çerez Politikası). Sipariş sayfasından verdiğiniz siparişe eklenen ölçüm bilgisi sipariş kaydıyla birlikte, sipariş kaydıyla aynı süre saklanır. Bir reklamdan geldiğinize dair bilgi (tıklama kimliği dahil) müşteri kaydınızda durur ve onunla birlikte silinir; siparişinizin kaydında yalnızca satışın Meta'ya bildirildiği zaman kalır. Sunucumuz üzerinden Meta'ya iletilen sayfa olayları sunucumuzda saklanmaz; yalnızca olay türüne göre günlük sayılar tutulur. Çerez tercihinizin izin kaydı (rastgele numara, karar, çubuğun sürümü ve zamanı; IP adresi olmadan) 3 yıl saklanır, sonra silinir. Meta'ya gönderilen olaylar Meta'nın saklama kurallarına tabidir.

Meta, Google, Resend, Anthropic, Telegram, PayTR ve alan adı kayıt kuruluşundaki kopyalar

Bu şirketlerin kendi saklama kurallarına tabidir.

6. Verilerinizi nasıl koruyoruz?

Aldığımız başlıca teknik ve idari önlemler şunlardır:

• Asistan ve yönetim paneli yalnızca şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden çalışır.
• WhatsApp, Instagram, Telegram ve PayTR'den gelen bildirimler imza ya da gizli anahtarla doğrulanır; doğrulanamayan istekler işlenmez.
• Kart bilgisi hiçbir aşamada sistemimize gelmez. Ödeme bağlantıları yalnızca kayıtlı bir tekliften yazılımla oluşturulur; yapay zekâ ödeme bağlantısı yazamaz.
• Yönetim paneline yalnızca işletme sahibi girer. Giriş, Telegram'dan gelen, 10 dakika geçerli ve tek kullanımlık bir bağlantıyla yapılır. Giriş ve oturum anahtarları yalnızca özet (hash) olarak saklanır; oturum çerezi güvenli ayarlarla korunur ve panel başka sitelerden gelen sahte isteklere karşı denetlenir.
• Müşteri hesabında şifre yoktur. Giriş, e-posta adresinize gelen, 20 dakika geçerli ve tek kullanımlık bir bağlantıyla yapılır. Giriş bağlantıları ve oturum anahtarları yalnızca özet (hash) olarak saklanır, giriş istekleri sınırlanır; giriş ekranı, bir adresle sipariş verilip verilmediğini göstermez. Yüklenen dosyaların gerçekten fotoğraf (JPG, PNG ya da WEBP) olduğu denetlenir.
• Haftalık yedekler, yalnızca işletme sahibinin bildiği bir paroladan türetilen anahtarla AES-256 ile şifrelenir. Parola tanımlı değilse yedek e-postayla gönderilmez.
• Olay günlüklerinde telefon numaranız maskelenir, mesaj içeriği yazılmaz.
• İşletme sahibine Telegram'dan giden bildirimlerde mesaj içeriği yer almaz; adınız yalnızca baş harfiyle, numaranız ya da Instagram kimliğiniz yalnızca son 4 hanesiyle görünür. Bildirimdeki düğmeler ve bağlantılar konuşmayı numaranızla değil, rastgele bir kodla anar. Konuşmanın kendisi yalnızca yönetim panelindedir.
• Asistan T.C. kimlik numarası, kart bilgisi ve şifre istemeyecek şekilde ayarlanmıştır. Siteniz için kaydedilen bilgilerde, özel isteklerde ve erken başlama kaydında kart veya T.C. kimlik numarası biçimindeki rakamlar otomatik olarak silinir. Mesajlarınızın kendisine bu filtre uygulanmaz (bkz. hassas bilgi uyarısı).
• Mesajlar, fotoğraflar ve belgeler asistana talimat olarak değil veri olarak verilir; böylece mesajlara gizlenmiş komutlarla asistanın yönlendirilmesi zorlaşır.
• Kişi başına mesaj sınırı ve günlük kullanım sınırları vardır.
• Gizli anahtarlar yalnızca sunucu ortamında tutulur, kaynak koduna yazılmaz.

Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir. Verilerinizin hukuka aykırı olarak başkalarınca ele geçirildiğini öğrenirsek, KVKK'nın 12. maddesi uyarınca durumu en kısa sürede size, öğrendiğimiz andan itibaren en geç 72 saat içinde de Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildiririz.

7. KVKK'ya göre haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca bize başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• c) İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• e) KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• f) (d) ve (e) bentlerindeki işlemlerin, verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• ğ) Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Mesajlarınız yapay zekâ asistanıyla yanıtlandığı için (g) hakkı sizin için özellikle önemlidir: Asistanın bir yanıtının ya da hazırladığı bir teklifin aleyhinize bir sonuç doğurduğunu düşünüyorsanız itiraz edebilir ve konunun bir insan tarafından incelenmesini isteyebilirsiniz. Bunun için sohbette “bir yetkiliyle görüşmek istiyorum” yazmanız da yeterlidir.

8. Başvuru yolları

Haklarınızı kullanmak için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak bize şu yollarla başvurabilirsiniz:

• Yazılı olarak: Islak imzalı dilekçenizi şu adrese gönderebilirsiniz: Çaydaçıra Mahallesi 4084. Sokak No: 6 B İç Kapı No: 7, Merkez / Elazığ
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: yunus.gulbuz@hs09.kep.tr
• E-postayla: Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız başvurunuzu ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresinizden yazdığınız başvurunuzu aioffice.apps@gmail.com adresine gönderebilirsiniz.

Başvurunuzda şunlar bulunmalıdır: adınız ve soyadınız; başvuru yazılıysa imzanız; T.C. kimlik numaranız (yabancıysanız uyruğunuz ve pasaport numaranız ya da varsa kimlik numaranız); tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz; varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon ve faks numaranız; talebinizin konusu. Konuyla ilgili belgeleri de ekleyebilirsiniz.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarife uygulanır: Yazılı cevaplarda 10 sayfaya kadar ücret alınmaz, sonraki her sayfa için 1 TL alınabilir; cevap CD veya flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilirse ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Başvurunuz reddedilirse, verdiğimiz cevabı yetersiz bulursanız ya da süresinde cevap vermezsek, cevabımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

T.C. kimlik numaranızı WhatsApp veya Instagram'dan göndermeyin. Yalnızca verilerinizin silinmesini istiyorsanız daha kolay bir yol var: Verilerinizin silinmesi.

9. Verilerinizin silinmesi

Verilerinizin silinmesini istediğiniz zaman, gerekçe göstermeden isteyebilirsiniz.

Nasıl istenir?

1. WhatsApp veya Instagram'dan: Bize daha önce yazdığınız WhatsApp numarasından +90 544 934 10 23 numarasına ya da Instagram hesabınızdan @hemensitem hesabına “verilerimi sil” yazın. Talebin kayıtlı hesabınızdan gelmesi kimliğinizi doğrulamak için yeterlidir; sizden belge istemeyiz.
2. Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: yunus.gulbuz@hs09.kep.tr
3. E-postayla: aioffice.apps@gmail.com adresine yazın ve bize hangi WhatsApp numarasından ya da hangi Instagram hesabından yazdığınızı belirtin. Hesabın size ait olduğunu doğrulamak için aynı hesaptan bize kısa bir mesaj göndermenizi isteyebiliriz. Yalnızca sitemizden sipariş verdiyseniz, siparişte kullandığınız e-posta adresinden yazmanız yeterlidir.
4. KVKK başvurusuyla: Başvuru yolları bölümündeki yollardan da isteyebilirsiniz.

Yazılımımız “verilerimi sil”, “bilgilerimi silin” ya da “kişisel verilerimin silinmesini istiyorum” gibi bir mesajı tanır ve konuşmayı kendiliğinden işletme sahibine devreder; asistan bu mesaja yanıt yazmaz. Sitenizdeki bir bilginin kaldırılmasını istemek (örneğin “sitedeki eski fiyatları silin”) silme talebi sayılmaz. Size, talebinizin alınıp işletme sahibine iletildiğini, mümkünse aynı gün, en geç 30 gün içinde sonuçlanacağını ve kayıtlarınız silindiğinde, kanal izin veriyorsa bu kanaldan haber verileceğini söyleyen sabit bir mesaj gider. Konuşma o sırada zaten işletme sahibine devredilmişse ya da asistan kapalıysa bu mesaj gönderilmez; talebiniz yine işletme sahibine veri silme talebi olarak bildirilir. Talebinizi farklı sözlerle yazarsanız yazılım tanımayabilir; asistan böyle bir talebi de işletme sahibine devretmek üzere ayarlanmıştır, ancak en kolayı “verilerimi sil” yazmaktır. Silme otomatik yapılmaz: İşletme sahibi talebinizi aldıktan sonra silme işlemini kendisi başlatır.

Ne zaman?

Talebinizi mümkünse aynı gün, en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız. Talebinizi WhatsApp ya da Instagram'dan ilettiyseniz, işletme sahibi silme işlemini başlattığında kayıtlarınız silinmeden hemen önce aynı kanaldan size, kayıtlarınızın silindiğini ve varsa teklif ve ödeme kayıtlarınızın saklanacağını bildiren bir mesaj kendiliğinden gönderilir; kanal buna izin veriyorsa. WhatsApp, son mesajınızın üzerinden 24 saat geçtiyse serbest mesaj göndermemize izin vermez; Instagram da benzer bir süre uygular. Bu mesaj bu ya da başka bir nedenle gönderilemezse kayıtlarınız yine silinir ve mümkünse sizi başka bir yoldan bilgilendiririz (Instagram'dan yazdıysanız elimizde başka bir iletişim bilginiz olmayabilir). E-postayla gelen taleplere e-postayla yanıt veririz. Talebinizin bir kısmını yerine getiremiyorsak (örneğin yasal saklama yükümlülüğü nedeniyle), bunun gerekçesini de yazarız.

Neler silinir?

• Konuşma geçmişiniz: mesajlarınız, yanıtlarımız, dosyalarınıza ait kayıtlar ve açıklamaları, sesli mesajlarınızın yazıya dökülmüş hâli
• Müşteri kaydınız: adınız, kullanıcı adınız ve siteniz için verdiğiniz bilgiler
• Asistanın taslak yanıtları ve işlenmeyi bekleyen mesajlarınız
• Hesabınızdan yüklediğiniz fotoğraflar ile memnuniyet puanınız ve yorumunuz (işletme sahibi bunları elle siler)
• Yönetim panelinin konuşma listelerindeki kaydınız
• İşletme sahibinin Telegram hesabına gönderilmiş, sizinle ilgili kısa bildirimler (işletme sahibi bunları elle siler; bu bildirimler mesaj içeriği içermez; bkz. Kimlere aktarıyoruz?)
• İsterseniz, Instagram ve WhatsApp uygulamalarımızdaki gelen kutusundan konuşmanızı da sileriz (bu, Meta'nın sunucularındaki kopyaları kaldırmayabilir)

Neler kalır ve neden?

• Teklif, ödeme, ön bilgilendirme ve sözleşme kayıtları: Teklif aldıysanız ya da ödeme yaptıysanız; kanal kimliğiniz (telefon numaranız ya da Instagram kimliğiniz), teklif kalemleri, özel istekleriniz, tutarlar ve ödeme durumu, sipariş onayınız, erken başlama kararınız, size gösterilen metinler ve yanıtınızın ilgili satırları, sipariş ve fatura bilgileriniz (bu kayıtlara işlenen kopyası), çalışmanın başlama ve yayına alma zamanları, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin 20. maddesi gereği son güncellemeden itibaren 3 yıl saklanır, sonra kendiliğinden silinir.
• Cayma hakkı kaydı: Ödeme yaptıysanız, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'nin 20. maddesi gereği ödemeden itibaren 3 yıl saklanır (bkz. Ne kadar saklıyoruz?).
• Sipariş kaydı: Sitemizden ya da sohbetten verdiğiniz siparişin kaydı (sipariş formu bilgileri, hesabınızdan gönderdikleriniz, önizleme onayınız, bildirim kayıtları) sözleşme kaydının parçasıdır; teklif ve ödeme kayıtlarıyla aynı süre saklanır. Siparişlerinizi bulmamızı sağlayan sipariş listeleri de bu kayıtlarla birlikte kalır. Önizleme görseli 90 gün sonra kendiliğinden silinir.
• Sitenizin dosyaları: Siteniz yayındaysa, sitenizde yayımlanan bilgiler ve fotoğraflar hizmet sürdükçe kalır (bkz. Ne kadar saklıyoruz?); sitenizden bir bilginin kaldırılmasını ayrıca isteyebilirsiniz.
• Şifreli yedekler: Silmeden önce alınmış haftalık yedeklerde kayıtlarınız, yedeğin saklama süresi (3 ay) dolana kadar şifreli olarak kalır. Bir yedeği geri yüklememiz gerekirse, silinmesini istediğiniz kayıtları yeniden sileriz.
• Fatura ve muhasebe belgeleri: Vergi ve ticaret mevzuatındaki yasal süreler boyunca saklanır.
• Kısa ömürlü teknik kayıtlar: Gönderdiğimiz mesajların kısa kaydı (mesaj metni içermez, 7 gün), mesaj kimlikleri (7 gün), Telegram bildirim eşlemesi (30 gün), hesap giriş bağlantıları (20 dakika), hesap oturumları (30 gün) ve kullanım sayaçları, süreleri dolunca kendiliğinden silinir. Kanal kimliğinizi içeren panel güncelleme sayacı 180 gün sonra silinir.
• Olay günlükleri: Mesaj içeriği içermez, numaranızın yalnızca son 4 hanesini içerir; barındırma sağlayıcısının saklama süresi sonunda silinir.
• Meta'ya gönderilmiş ölçüm olayları: Reklam ölçümü için daha önce Meta'ya gönderilen olaylar Meta'nın kurallarına göre işlenir; bunları biz silemeyiz. Silme talebinizden sonra sizinle ilgili yeni olay göndermeyiz. Sitemizdeki Meta çerezlerini “Çerez tercihleri” bağlantısından izninizi geri alarak silebilirsiniz.
• Meta'daki yazışma: Instagram ve WhatsApp'taki yazışma geçmişi Meta'nın sistemlerinde durur ve Meta'nın gizlilik politikasına tabidir. Kendi cihazınızdaki yazışmayı uygulamadan silebilirsiniz.
• Google'a ve Anthropic'e iletilmiş içerik: Yanıt hazırlamak için Google'a, önizleme tasarlamak için Anthropic'e daha önce gönderilmiş içerik bu şirketlerin şartlarına göre işlenir (bkz. Yapay zekâ asistanı); bunu biz silemeyiz.

Silme işleminden sonra bize yeniden yazarsanız yeni bir konuşma kaydı oluşur.

Geri çektiğiniz ya da sildiğiniz mesajlar

Instagram'da bir mesajı geri çekerseniz, o mesajın metni ve dosya kaydı konuşma geçmişimizden kendiliğinden kaldırılır; düzenlediğiniz mesajların güncel hâli kaydedilir; birden çok mesajın birlikte kaydedildiği durumlarda önceki metin de kalabilir. Ancak mesaj daha önce siteniz için kaydedilen bilgilere ya da erken başlama kararınız olarak teklif kaydına işlendiyse veya yanıt hazırlamak için Google'a gönderildiyse bu kopyalar etkilenmez. Erken başlama sorusuna verdiğiniz yanıtı asistan size yanıt vermeden önce geri çekerseniz karar kaydedilmez. WhatsApp'ta sildiğiniz mesajlar kayıtlarımızdan kendiliğinden silinmez; silinmesini istiyorsanız bize yazın.

10. Çerezler, site ziyareti ve reklam ölçümü

• Meta çerezleri yalnızca izninizle: Sitemizi ilk açtığınızda altta bir çubuk izninizi sorar; “Kabul et” ve “Reddet” aynı kolaylıktadır. Kabul ederseniz, reklamlarımızın sonucunu ölçmek için Meta Pixel çalışır, Meta'nın _fbp ve _fbc çerezleri kullanılır (Meta'nın kodu henüz yazmadıysa ya da engellendiyse bunları sitemiz Meta'nın biçimiyle kendisi yazar) ve sayfa olayları sunucumuz üzerinden de Meta'ya iletilir. Reddederseniz ya da seçim yapmazsanız Meta'nın kodu sitemizde hiç çalışmaz ve sunucumuza ölçüm olayı gönderilmez. Tercihinizi istediğiniz zaman sayfaların altındaki “Çerez tercihleri” bağlantısından ya da Çerez Politikası sayfasından değiştirebilirsiniz. Hangi çerezlerin ne kadar kaldığı ve Meta'ya hangi bilgilerin gittiği: Çerez Politikası. Sitemizde başka analitik, reklam veya izleme kodu (örneğin Google Analytics) ve iletişim formu yoktur. Sipariş sayfasına yazdığınız bilgileri yalnızca siparişiniz için, yukarıda anlatıldığı gibi işleriz.
• Tarayıcı deposu: Çerez tercihiniz ve ona verilen rastgele numara tarayıcınızın yerel deposunda (localStorage) 12 ay tutulur. Müşteri hesabınıza (hemensitem.com/hesap) giriş yaptığınızda, oturumunuzu açık tutmak için yerel depoya bir oturum anahtarı yazılır. Bu ikisi sitenin çalışması için zorunludur ve izleme için kullanılmaz; oturum anahtarı çıkış yaptığınızda silinir, 30 gün sonra geçersiz olur.
• Google Fonts: Sitemizin ve bu sayfanın yazı tipi (Archivo) Google Fonts sunucularından yüklenir. Bu sırada IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz Google'a ulaşır; bu bir yurt dışı aktarımdır.
• Barındırma: Her web sitesinde olduğu gibi, sayfanın size iletilebilmesi için IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz barındırma sağlayıcımız Vercel'in sunucularına ulaşır.
• WhatsApp ve Instagram düğmeleri: Bu düğmelere dokunduğunuzda WhatsApp'a ya da Instagram'a geçersiniz. Meta çerezlerine izin vermediyseniz, dokunana kadar Meta'ya bir şey gönderilmez; izin verdiyseniz hangi düğmeye dokunduğunuz da ölçülür. WhatsApp düğmesi hazır bir mesaj metni açar; göndermeden önce değiştirebilir ya da silebilirsiniz.
• Yönetim paneli: Yalnızca işletme sahibinin kullandığı yönetim panelinde, oturumu açık tutmak için zorunlu bir çerez kullanılır. Bu çerez site ziyaretçilerine ya da müşterilere yerleştirilmez.

Sohbet reklamlarının ölçümü

Bir Facebook ya da Instagram reklamımıza tıklayıp bize doğrudan WhatsApp'tan ya da Instagram'dan yazdığınızda çerez kullanılmaz. Meta hangi reklamdan geldiğinizi mesajınızla birlikte bize bildirir; teklifimizi kabul ettiğinizde ve ödemeniz alındığında bunu Meta'ya bildiririz. Ne gittiği, hukuki sebebi ve nasıl itiraz edebileceğiniz: 17. amaç.

Zorunlu olmayan yeni bir çerez ya da ölçüm aracı kullanmaya başlarsak bu bölümü ve Çerez Politikası'nı güncelleriz ve önceden onayınızı alırız.

11. Yapay zekâ asistanı

WhatsApp ve Instagram mesajlarınızı ilk olarak yapay zekâ asistanımız yanıtlar. Asistan ilk yanıtında kendini yapay zekâ asistanı olarak tanıtır. Sistemimiz üzerinden size gönderdiğimiz ilk mesajın sonunda, bu mesajı kim yazmış olursa olsun (asistanın yanıtı, sabit bir bekletme mesajı ya da işletme sahibinin yönetim panelinden veya Telegram'dan yazdığı mesaj), bu aydınlatma metninin bağlantısı (hemensitem.com/kvkk) yer alır. Asistan Google'ın Gemini modeliyle çalışır.

• İnsan denetimi: İşletme sahibi tüm konuşmaları yönetim panelinden görebilir. Ayara göre asistanın yanıtları gönderilmeden önce onayına sunulur; taslağı panelde okur. Onay bekleyen yanıt, devir, ödeme ve hata gibi durumlarda Telegram'dan mesaj içeriği içermeyen kısa bir bildirim alır. İşletme sahibi konuşmayı istediği an devralabilir.
• Bir insanla görüşmek: İstediğiniz zaman “bir yetkiliyle görüşmek istiyorum” yazabilirsiniz; konuşma işletme sahibine devredilir. Bir insanla görüşmek, verilerinizin silinmesini istediğinizi ya da sözleşmeden caydığınızı (örneğin “cayma hakkımı kullanıyorum”) açıkça yazdığınızda devri yazılım yapar; asistan bu mesajlara yanıt yazmaz ve cayma hakkınız hakkında karar vermez. Farklı sözlerle yazılan talepleri yazılım tanımayabilir; asistan bunları da işletme sahibine devretmek üzere ayarlanmıştır (bkz. Verilerinizin silinmesi). Asistan şikâyet, iade, indirim ve hukuki konularda da konuşmayı işletme sahibine devretmek üzere ayarlanmıştır.
• Fiyat ve teklifler: Fiyatı ve teslim süresini yapay zekâ değil, fiyat listemize göre yazılım hesaplar. Asistan hata yapabilir; bağlayıcı olan, size yazılı olarak iletilen tekliftir (bkz. Kullanım koşulları).
• İtiraz hakkı: Asistanın bir yanıtı ya da hazırladığı bir teklif aleyhinize bir sonuç doğurduysa, KVKK md. 11/1-g kapsamında itiraz edebilir ve konunun bir insan tarafından incelenmesini isteyebilirsiniz.

Google'a hangi veriler gider?

Instagram ve WhatsApp üzerinden gönderdiğiniz mesajlar (fotoğraf, belge ve sesli mesajlar dahil) ile konuşma geçmişinin ilgili bölümü, yanıt hazırlanması için Google'ın Gemini API hizmetine iletilir. Bunlarla birlikte adınız, yazdığınız kanal, siteniz için verdiğiniz bilgiler, teklifleriniz, sohbete bağlı siparişlerinizin özeti ve verdiyseniz memnuniyet puanınız da gönderilir. Hesabınızdan yüklediğiniz fotoğraflar (yalnızca sayısı gider) ve hesabınızdan yazdıklarınız gönderilmez. WhatsApp numaranız ve Instagram kullanıcı kimliğiniz (IGSID) kanal bilgisi olarak Google'a gönderilmez; ancak siteniz için verdiğiniz telefon ve Instagram hesabı ile mesajlarınıza yazdığınız bilgiler gönderilir.

Asistanımız Gemini API'yi faturalandırması etkin (ücretli) bir Google Cloud projesi üzerinden kullanır. Google'ın Gemini API Ek Hizmet Şartları'na göre bu kullanımda Google, gönderilen mesajları ve üretilen yanıtları ürünlerini geliştirmek için kullanmaz; yalnızca kötüye kullanımın tespiti ve önlenmesi ile yasal yükümlülükler için sınırlı bir süre kayıt altında tutar. Yine de yazışmalarda T.C. kimlik numarası, kart bilgisi, sağlık bilgisi gibi hassas bilgiler paylaşmamanızı rica ederiz.

Yaş sınırı

Hizmetlerimiz ve yapay zekâ asistanımız 18 yaşından büyüklere yöneliktir. 18 yaşından küçükseniz lütfen asistanımıza yazmayın; bir velinizin bizimle iletişime geçmesini rica ederiz.

12. Bu metindeki değişiklikler

Bu metni hizmetimiz, kullandığımız sağlayıcılar ya da mevzuat değiştikçe güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır ve en üstteki tarih son güncellemeyi gösterir. Verilerinizi yeni bir amaçla işlemeye başlamadan önce sizi ayrıca bilgilendiririz. Sorularınız için bize ulaşın.

Privacy Policy — English summary

This is a summary of the Turkish privacy policy above, for English-speaking users and for Meta's app review. If the two versions differ, the Turkish text prevails. Last updated: 30 September 2026.

• Who we are. hemensitem (hemensitem.com) builds websites for small businesses in Türkiye. Data controller: Yunus Gülbüz, Çaydaçıra Mahallesi 4084. Sokak No: 6 B İç Kapı No: 7, Merkez / Elazığ. Contact: aioffice.apps@gmail.com, WhatsApp +90 544 934 10 23, Instagram @hemensitem.
• What we collect. When you message us on Instagram or WhatsApp: your Instagram-scoped user ID, your name and username (requested once from Instagram), or your WhatsApp phone number and profile name; the messages you send and our replies; the photos, voice messages and documents you send (we keep a reference and a short description, not the file itself); the business details you give us for your website; your quotes and payment status; your written acceptance of the quote, the pre-contract information form and the distance sales contract, whose links every written quote carries (the line of your reply that states it, its time and message ID, the order summary and text shown to you, and the documents' addresses), kept with the quote; your answer to our early-start question before the payment link (the question as we asked it, your decision, the line of your reply that states it, its time and message ID), kept with the quote; the contact details you enter on PayTR's payment page, which we see in PayTR's merchant panel; and, for the order documents and the invoice, your email address, invoice type, name or company name and billing address (asked in the chat once you accept a quote; the tax office and the tax or national ID number are requested by email); after payment, when the order documents were emailed to you, when work started (with the written notice we sent you and whether it was delivered) and when your site went live; which order notices and reminders we sent you, how and when. If you use your account at hemensitem.com/hesap: your email address, a one-time sign-in link (valid 20 minutes), a 30-day session token kept in your own browser (we store only its hash), what you send there (details, change requests, a withdrawal notice, your approval of the preview), the photos you upload for your site, and your 1–5 satisfaction rating and comment. Card details are entered on PayTR's payment page and never reach us.
• How we use it. To answer your messages, prepare quotes, record that you received the pre-contract information and accepted the contract, email you the order summary, the pre-contract form and the contract after payment and before work starts, tell you in writing when work starts, build and deliver your website, create PayTR payment links, record whether you want work to start before the 14-day withdrawal period ends, run your account, send you order news and reminders (missing details, the preview, going live, the yearly renewal 30 and 7 days before), ask once how satisfied you are, send the business owner short notices so that a person can review the conversation in the admin panel or take it over, prevent abuse, keep a weekly encrypted backup of our records, and meet accounting obligations. Order news goes to your chat first (on WhatsApp after the 24-hour window through Meta-approved message templates), otherwise by email; we never message the phone number you give at checkout unless you wrote to us from it on WhatsApp. We do not sell your data. Advertising: only to measure our Meta ads (see Cookies and ad measurement below); we do not use it to retarget visitors and we send you no marketing messages.
• AI assistant. Messages are first answered by an AI assistant that uses Google's Gemini API; its first reply introduces it as an AI assistant, and the first message we send you through our system, whoever writes it, links to this policy. The relevant part of the conversation, including attachments, is sent to Google to generate replies. Your WhatsApp number and Instagram-scoped user ID are not sent as channel identifiers, but the phone number and Instagram account you give us for your website, and anything you write in your messages, are. We use the paid Gemini API; Google does not use this content to improve its products. You can ask for a human at any time.
• Who we share it with. Meta (message delivery), Google (Gemini API; Google Fonts on our website), Vercel (hosting), Upstash (database), Telegram (short notices to the business owner, for example when a reply awaits approval, a conversation is handed over, a custom quote or a usage limit needs attention, or a payment or an early-start approval arrives; they never contain your messages, the assistant's replies, your name, number or Instagram ID: only the initial of your profile name, the channel, the last four digits of your number or ID, the event and, for payments, amounts and status; buttons and admin-panel links refer to the conversation by a random code; a reply the owner writes to you from Telegram passes through it), PayTR (payments), Resend, Inc., USA (transactional email: the order documents, sign-in links and order notices), Anthropic, USA (Claude, to design your site's preview from the business details you gave us; no messages, photos, name, email or billing details), Google Gmail (our mailbox: correspondence, invoices, and our weekly backups, encrypted with a key only the owner holds), Meta Platforms Ireland Ltd. and Meta Platforms, Inc., USA (ad measurement, below), our e-invoicing provider and the Turkish Revenue Administration (invoices), the domain registrar and registry (to register your domain in your name: your name or company name, address, email and phone) and the hosting provider of your site, and public authorities when required by law. Some of these providers process data outside Türkiye; as the Turkish Data Protection Board has issued no adequacy decision, these transfers (except Telegram's short notices) rely on the Board's standard contracts, notified to the Authority, not on your consent.
• Retention. Conversation records are deleted automatically 180 days after the last activity. Quote and payment records, including your acceptance of the pre-contract information and the contract and your early-start decision, are kept for 3 years after their last update under Article 20 of the Distance Contracts Regulation, also after a deletion request. Your email and billing details are copied into the acceptance and withdrawal-right records and kept with them. Once a payment is made, the withdrawal-right record (the early-start question and your answer, the payment date, the end of the withdrawal period, the thank-you message we sent, when the order documents were emailed, when work started with the notice we sent, and when the site went live) is kept for 3 years from the payment under Article 20 of the Distance Contracts Regulation, also after a deletion request. Order records (including what you send from your account) and the lists that find your orders by your email hash and checkout phone number are kept like quotes; your rating, comment and uploaded photos are deleted on request. Photos you upload are deleted 180 days after upload and preview images after 90 days; your site's files (with the details and photos published on it) are kept while the site is live and for at most 90 days after the service ends; sign-in links expire after 20 minutes and sessions after 30 days. Encrypted weekly backups are kept for 3 months. Invoices are kept for the period required by law.
• Data deletion. To have your data deleted, send “delete my data” (or “verilerimi sil”) from the same Instagram or WhatsApp account you used to message us, or email aioffice.apps@gmail.com. Such a message is recognised automatically (a request to remove something from your website is not one; the assistant is set to hand over requests worded differently too): the assistant does not answer it, the conversation is handed to the business owner, and you receive a fixed confirmation (not sent if the conversation is already with the owner or the assistant is switched off). The owner completes the request the same day where possible and within 30 days at most; just before deleting, you are told on the same channel where the channel allows it (WhatsApp only allows it within 24 hours of your last message; otherwise we inform you another way where we can). We delete your conversation history, customer record, business details and drafts, and the owner deletes the short notices about you on Telegram. Quote and payment records and invoices are kept for the periods above. Messages stored by Meta in Instagram or WhatsApp are governed by Meta's policies. Full details: Verilerinizin silinmesi.
• Your rights. Under Article 11 of the Turkish Personal Data Protection Law (KVKK) you can ask whether we process your data and request information about it, have it corrected or deleted, learn who it was shared with, object to a result reached solely by automated means, and claim compensation for unlawful processing. You may also complain to the Turkish Personal Data Protection Board.
• Cookies and ad measurement. Our website sets Meta's cookies (_fbp, _fbc) and runs the Meta Pixel only if you click “Kabul et” (accept) in the cookie bar; rejecting is just as easy, and you can change your choice any time through “Çerez tercihleri” at the bottom of the pages. With your consent, page events (views, taps on the WhatsApp and Instagram buttons, checkout steps with the package and amount, the purchase) go to Meta; except the purchase, they also go through our own server to Meta's Conversions API (the event, page path, time, package and amount on checkout steps, your IP address, browser and the cookie IDs; our server does not keep them, only anonymous daily counts per event type and a 10-minute rate-limit counter under a keyed hash of your IP address), and if Meta's script is blocked our site sets the _fbp/_fbc cookies itself (90 days). After a website payment our server reports the purchase to Meta's Conversions API with the order number, the package and add-ons, the amount, the Meta cookie IDs, your IP address and browser, and your email address and phone number hashed with SHA-256. Your name, business name, address, billing details and messages are never sent. Each cookie choice is logged on our server as proof of consent (a random ID, the decision, the banner version and the time; no IP address) and kept for 3 years. If you message us on WhatsApp or Instagram after tapping one of our Facebook or Instagram ads, Meta tells us which ad it was (kept with your customer record, shown in the owner's reports), and when you accept a quote and when you pay we report that to Meta (the event, amount, quote or order number, our account ID and Meta's own click ID or your Instagram-scoped ID; no messages, name, number or email), based on our legitimate interest; you can object by telling us. Besides that, our website only keeps your cookie choice (12 months) and, when you sign in to your account, a session token in your browser's local storage. Details: Çerez Politikası.